Contexte
Filiale du Groupe Treuil, Cesam Construction est un contractant général spécialisé dans la construction et la rénovation tous corps d’état sur les secteurs du tertiaire. La société emploie 30 collaborateurs, réalise près de 35 chantiers par an et collabore avec une centaine de partenaires. Annuellement, plus de 500 contrats sont produits par les équipes de Cesam.
La société souhaite simplifier et maîtriser l’ensemble de ses processus contractuels.
Enjeux
Le défi de Cesam est lié à son organisation interne. L’entreprise se développe rapidement. Elle a besoin d’unifier ses processus administratifs et de coordonner ses équipes. Plusieurs sujets amènent Cesam à envisager le déploiement d’une solution de gestion contractuelle :
Tous les contrats de sous-traitance doivent impérativement être signés en amont des chantiers. La société utilise des trames contractuelles réalisées sous Word. Recevoir les éléments contractuels en temps et en heure demande un suivi drastique, les relances sont chronophages.
De plus, il arrive que certains contrats partagés avec les partenaires soient amendés de nouvelles clauses qui ne sont pas identifiées et donc validées par le service juridique. Une situation qui peut être préjudiciable en cas de litige.
Solution mise en œuvre
La Directrice Administrative et financière a effectué une recherche de partenaires pour répondre à ses besoins. Batis est rapidement identifié et préféré pour sa souplesse d'utilisation et son évolutivité. Une équipe regroupant un directeur de projet ainsi que le service juridique établit un cahier des charges et engage une phase de test autour d’un chantier clé. Les équipes de Batis et de Cesam engagent une collaboration étroite et de nombreuses fonctionnalités sont déployées et adaptées pour répondre aux besoins de la société :
Des adaptations liées à la nature des contrats
L’ajout du dossier marché en signature électronique
La capacité de noter les sous-traitants pour évaluation dans l’annuaire de Batis
La capacité d'émettre des bons de commande
L’ajout des codes analytiques spécifiques pour le pilotage financier des chantiers
La capacité de faire des consultations et des autorisations de sous-traitants dans Batis
Bénéfices
L’adoption et l’intégration de Batis est simple et rapide
Les collaborateurs s’approprient aisément l'outil du fait de sa facilité d’utilisation. La plateforme permet d’être utilisée quel que soit le niveau de connaissances technologiques des collaborateurs.
Batis permet de consolider les processus existants et d’en créer de nouveaux
Avec Batis les assistantes administratives de Cesam bénéficient d'une solution centralisée qui permet d'avoir le contrôle sur l'ensemble des contrats créés. Tout est suivi et vérifié. Aucune trame contractuelle ne peut être modifiée sans accord préalable. Les conducteurs de chantier peuvent s'appuyer sur les équipes administratives. Ils envoient les documents et données nécessaires à la réalisation des contrats et reçoivent ces derniers en bonne et due forme.
La signature électronique : un bénéfice pour toutes les parties
Désormais les sous-traitants reçoivent dans leur boîte mail des contrats respectant la trame de Cesam. Ces contrats peuvent être signés via le système de signature électronique DocaPost intégré dans Batis. Le gain de temps est sans appel. Désormais tout est intégré, les partenaires peuvent signer leurs documents depuis n'importe quel point : leur bureau ou un chantier.
Une vision d'ensemble des processus contractuels et administratifs
La plateforme permet de gérer les facturations liées aux situations de travaux et son annuaire intègre la conformité des sous-traitants. Cesam a recours à la mise à jour automatique de ces données via la connexion à l'API OFA Connect, disponible dans BATIS.